In azienda l’ufficio acquisti riveste un ruolo fondamentale, non solo dal punto di vista economico ma anche di stabilità e crescita

di Marco Arezio

Per molti, il ruolo di direttore degli acquisti sembra uno tra i lavori manageriali più semplici, specialmente se visto da parte dei commerciali che, magari, faticano a vendere i prodotti che l’azienda produce o distribuisce a causa della concorrenza, delle dinamiche commerciali, della posizione geografica di responsabilità e dal fatto che alla fine è sempre il cliente che decide.

Sembra che l’attività dell’ufficio acquisti sia più semplice perché, a ruoli invertiti, può scegliere il prodotto o il servizio che ritiene più opportuno, esamina le offerte dei fornitori, ne soppesa qualità e prezzo e poi prende una decisione. Il gioco è fatto.

Ma in realtà una gestione professionale al mondo degli acquisti non funziona propriamente secondo le apparenze, perché se è vero che non c’è l’ansia della chiusura dell’ordine di vendita, inficiata magari da mille variabili, esiste la responsabilità di eseguire il miglior acquisto possibile, nelle quantità necessarie, al prezzo più corretto in quel momento, per dare continuità di fornitura all’azienda, di produzione o commercializzazione dei prodotti, costruendo un parco fornitori affidabili.

E’ difficile poter parlare di regole comuni sul miglior approccio possibile al lavoro di acquisto, in quanto ogni azienda ha un mercato di riferimento e comparare le tecniche di lavoro in mercati differenti, con materiali o servizi diversi, non è corretto né utile.

Ci sono infatti differenze di strategia tra l’acquisto di materie prime, di semilavorati, di prodotti da commercializzare o di servizi, inoltre ognuna di queste categorie gode di grandi diversificazioni al loro interno con dinamiche di prezzi, qualità e disponibilità che possono essere completamente differenti tra loro.

Mi concentrerei piuttosto sull’aspetto comportamentale del manager che gestisce le operazioni di acquisto per conto dell’azienda, dove il suo approccio nei confronti dei fornitori possono fare la differenza per la società per cui lavorano.

Esistono due teorie di lavoro e di approccio agli acquisti:

- quella che ritiene che ogni soldo risparmiato nei prodotti o servizi in ingresso sono sempre soldi guadagnati per l’azienda, che potremmo quindi definire “spremitura”

- quella che ritiene che sia necessario fidelizzare i fornitori come i clienti, dove il prezzo è una delle componenti del lavoro ma non l’unica, che chiameremo “fidelizzazione”

Partendo dalla prima, il manager che utilizza la tattica della spremitura del fornitore, ci troviamo di fronte ad una persona che conosce il potere che può esercitare in fase di trattativa, riesce bene nel ruolo di intransigente demolitore dei prezzi, può cambiare frequentemente i fornitori che non rientrano nelle sue esigenze di prezzo, e dà per scontato che disponga di una sufficiente attrattiva di business per cui possa pescare dal mercato sempre nuove aziende all’occorrenza.

E’ una persona che lavora per ridurre le marginalità ai fornitori, punta ad assicurargli quote ampie di fatturato che producono forti esposizioni di credito, in modo da indebolire la loro posizione nei confronti dell’azienda e impone stringenti condizioni generali nei contratti.

Possiamo dire che si crea un rapporto molto sbilanciato, critico per il fornitore ma, alla lunga, anche per l’azienda, dove la mancanza di mutualità nel lavoro genera tensioni, contestazioni, con il rischio di peggiorare il servizio e la continuità del rapporto.

Il secondo approccio agli acquisti è quello portato avanti dal manager della “fidelizzazione”, che vede il fornitore qualificato una parte importante dell’azienda, un collega esterno con il quale fare il cammino di business insieme, nel tentativo di creare una reciproca soddisfazione.

Le trattative tra azienda e fornitore non sono impostate sull’esibizione del potere unilaterale, sulla trattativa serrata del prezzo, dando per scontato tutti gli altri parametri.

Il manager fidelizzante si preoccupa che il servizio che sta comprando possa prodursi nel tempo, senza interruzioni o continui cambiamenti di fornitori, che vi sia sintonia e disponibilità nel superare i problemi o gli errori, che si stabilisca un prezzo che sia remunerativo per entrambi, che il rapporto sulla gestione del credito dia sicurezza e fiducia al fornitore.

Questo approccio punta a creare una sintonia positiva in cui entrambi possono gestire in modo elastico il rapporto, aumentando l’interesse e il rispetto per le aziende, e ad adoperarsi nelle risoluzioni di problemi o nella soddisfazione di richieste particolari, che dovessero nascere nel corso dell’anno lavorativo.